Poprawa jakości pracy we współczesnych biurach

Jaka jest podstawowa funkcja miejsca pracy? W ostatecznym rozrachunku, jest to środowisko, które pomaga ludziom wykonać pracę. Na najbardziej podstawowym poziomie, wszyscy chcemy wykonać swoją pracę najlepiej jak potrafimy i odnosić sukcesy. Stworzenie biura, które pozwala na osiągnięcie tych celów to najlepszy sposób na przyciągnięcie pracowników. Zapraszamy do lektury opracowania na ten temat od ekspertów z firmy Haworth.

Sposób w jaki pracujemy stał się mniej rutynowy; każdego dnia musimy wykonywać bardziej zróżnicowane zadania. Biura powinny zapewniać przestrzenie dostosowane do różnych trybów pracy. Trend jest taki, że coraz więcej pracowników nie ma przypisanego stanowiska pracy, jest to dokładnie 60% osób. Każdego roku ten odsetek rośnie, co jasno wskazuje, że coraz więcej pracy wykonywanej jest w innych przestrzeniach.

Z badania przeprowadzonego przez Leesman wynika, że użytkownicy biur lepiej czują się w przestrzeni bez przypisanych stanowisk i z większą różnorodnością.

Biorąc to pod uwagę, w jaki sposób powinno się zaprojektować dobrą przestrzeń pracy? Pierwszym krokiem powinno być jest określenie jakie zadanie wykonuje w ciągu dnia dana osoba. Następnie, tworzymy przestrzenie dostosowane do tych aktywności. Ostatecznie, tworzymy biuro, które wspomaga wszystkie aktywności wykonywane przez poszczególne osoby i zespoły.

Wykonywane aktywności możemy podzielić na trzy podstawowe kategorie: skupienie, współpraca i łączność.

Słaba akustyka I brak możliwości skupionej pracy to dwie najważniejsze wady przestrzeni pracy na jakie zwracają uwagę pracownicy. Większe zagęszczenie stanowisk pracy i biura open space pomagają współpracować ale jednocześnie nie zapewniają pracownikom odpowiednich warunków do skupienia. Konieczne jest zrozumienie w jakim stopniu pracownicy potrzebują się odizolować od otoczenia tak aby czuli się komfortowo i mogli efektywnie wykonywać swoje zadania.

Przykładowo, odpowiadanie na maile, pisania planów czy wprowadzanie danych mogą być rutynowymi czynnościami, które nie wymagają skupienia. Dodatkowo, te zadania mogą wymagać pomocy ze strony innych pracowników przez co najlepiej mogą być wykonane blisko pozostałych członków zespołu.

Z drugiej strony, rozwiązywanie problemów, zdobywanie informacji czy uczenie się wymagają odosobnienia i większego skupienia. Jeśli stanowisko pracy osoby, która wykonuje takie zadania znajduje się w przestrzeni open space, może potrzebować innego miejsca do pracy aby uniknąć rozproszenia.

Zrozumienie jakie czynności pracownik wykonuje przez większość dnia pozwoli na zapewnienie mu odpowiedniego stanowiska pracy. Następnie, potrzebne jest dostarczenie innych przestrzeni, które wspierają wykonywanie innych zadań.

Współpraca jest ważną częścią naszej codziennej pracy. Zazwyczaj mając ją na myśli wyobrażamy sobie oficjalne spotkanie w formalnej przestrzeni. Jednak ważne jest zapewnienie różnorodnych opcji w zależności od rodzaju kolaboracji.

Czy głównym celem spotkania jest rozwiązanie problemu? Informowanie innych? Dostarczenie szybkiego update’u? Najczęściej zespół ma swój wypracowany sposób współpracy i potrzebuje przestrzeni odpowiadającej na jego potrzeby.

Niektóre zespoły w większym stopniu stawiają na współpracę niż inne. Muszą mieć możliwość dzielenia się, planowania, uczenia się od siebie nawzajem. Takie zespoły potrzebują przestrzeni do współpracy, albo w swoim głównym stanowisku pracy albo dedykowanej i łatwo dostępnej.

W biurze często dochodzi do nieformalnych spotkań i wynikającej z nich współpracy. Nauczyliśmy się jak istotne są takie spotkania dla procesu kreatywnego, zaangażowania pracowników i całościowej kultury korporacyjnej.

Spontaniczne, przypadkowe spotkania pomagają rozwijać znajomości, inspirują ciekawe pomysły i prowadzą do innowacji. Przestrzenie, które pozwalają na takie spotkania poprawiają całościowy standard wykonywanej pracy. Pracownicy potrzebują przestrzeni wspierających ich aktywności i potrzebę współpracy. Biuro, które płynnie łączy różne przestrzenie, których potrzebują pracownicy jest bardziej atrakcyjne. To miejsce, w którym chce się pracować.

Zrozumienie w jaki sposób różne zespoły wykonują swoją pracę i zapewnienie im wsparcia poprzez dostarczenie odpowiednich przestrzeni przyciągnie pracowników do biura.